Vidéos How-To

Cette semaine, un petit article mais tout plein de ressources. Je ne sais pas si vous avez déjà eu l’occasion d’aller faire un tour sur la chaîne YouTube de K2, mais au milieu des vidéos de présentation de la plateforme, on peut y trouver quelques pépites lorsqu’on souhaite approfondir ses connaissances techniques de K2.

En effet depuis 2 semaines, on y publie de nombreuses “How-To Videos”. Des vidéos de 2 à 15 minutes, qui se concentrent sur des fonctionnalités précises de K2. Vous pourrez donc Lire la suite

K2 Five – les Application Wizards

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

Dans un objetif de toujours délivrer des applications plus rapidement, dans sa dernière version, K2 met à disposition une nouvelle fonctionnalité appelée Application Wizard. Le principe consiste à vous demander quelques informations sur la nouvelle application que vous souhaitez créer (type de workflow, quelques données métier…) et ensuite K2 vous génère automatiquement votre squelette d’application. Vous pourrez alors modifier les objets créés, mais la base de votre application n’aura jamais été aussi rapide à mettre en place .

Je vous propose donc qu’on regarde ensemble comment cela fonctionne.

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K2 Five – les smartstarters

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

Avec K2 Five / K2 Cloud quelques nouveaux smartstarters (modèles d’applications) sont mis à disposition. Les smartstarters qui étaient déjà existants sont tous peu à peu mis à jour vers la norme de conception K2 Five. Mais il y a surtout eu un gros travail d’effectué pour simplifier le déploiement de chacune des applications sur vos environnements. Donc après avoir expliqué plus précisément ce qu’est un smartstarter et les avoir listé, nous allons voir ensemble la nouvelle simplicité de leur déploiement. Lire la suite

Faire du publipostage simple

Voici un grand classique des besoins workflow : être en mesure de créer dynamiquement un document contenant des données provenant des formulaires, autrement dit, du publipostage. Nous allons donc voir rapidement comment combiner les fonctionnalités natives de SharePoint et de K2 pour faire cela en quelques clics.

Nous allons parler de publipostage simple, c’est-à-dire que les données doivent être monovaluées.

Il sera dans un 1er temps nécessaire de créer le modèle de document Word, puis ensuite nous pourrons voir comment créer des instances de ce document à la volée. Lire la suite

K2 et le GDPR

Qui dit début d’année dit bonnes résolutions et l’une d’elles consiste à finaliser tous les billets entamés qui n’ont pas été publiés en 2017 . Nous allons commencer par le sujet du GDPR, ou RGPD en français (le Règlement Général sur la Protection des Données). Vous en avez forcément entendu parler, car il concerne toutes les entreprises Européennes (mais aussi les associations et collectivités locales), peu importe leur taille ou secteur d’activité. Le règlement a été adopté en 2016 et il est applicable à partir du 25 mai 2018…. autant dire demain.

Est-ce que la plateforme K2 est compatible GDPR ou est-ce qu’elle peut aider à la mise en conformité? Nous allons donc répondre à ces questions dans la suite de ce billet.

Image trouvée sur le net… mais je n’ai pas trouvé les crédits 🙁

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Les fonctionnalités d’administration disponibles en SmO natifs

Vous êtes nombreux à utiliser le custom Service Broker de Pierre, le Workflow Management Service (dont on parlait ici), nous avons une bonne nouvelle pour vous : la majeure partie des fonctionnalités de ce broker est intégrée en natif depuis la version 4.7. Vous pouvez donc retrouver l’ensemble des fonctionnalités d’administration K2 sous forme de SmO natifs et que vous allez pouvoir utiliser individuellement au sein de vos applications.

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K2 Cloud – Etapes de création du tenant

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

J’espère que vous avez tous passé de bonnes fêtes de fin d’année et que vous êtes prêts pour cette année 2018. Du côté d’EnK2Besoin, nous allons tenter de tenir le rythme d’un article tous les mardis .

Nous allons commencer l’année avec un billet sur les nouveautés K2 Five / K2 Cloud, plus précisément sur les étapes de création d’un tenant K2 Cloud.

Vous avez donc sauté le pas et vous avez décidé d’utiliser une version de K2 dans les nuages… comment cela va-t-il se passer concrètement ?

1. Enregistrement

Votre commercial préféré déclenche l’application interne d’OnBoarding d’un nouvel environnement Cloud (bien évidemment, il s’agit d’une application K2 ). Pour remplir le smartform spécifique, il aura besoin de quelques informations :

  • L’URL d’accès à votre environnement Cloud, qui sera de la forme https://<URLchoisie>.onk2.com
  • L’adresse mail de l’administrateur global de votre Azure Active Directory (AAD). L’AAD est le seul pré-requis à l’utilisation de K2 Cloud, si vous n’en avez pas encore, vous pouvez prendre connaissance de cet article pour suivre les étapes de création. NB : si vous utilisez O365, vous avez déjà un AAD.
  • Il faudra choisir le datacenter auquel le tenant K2 Cloud sera attaché. Pour le moment (9 janvier 2018), en Europe, K2 s’appuie sur les datacenters Azure UK South et West Europe.
  • Le type d’environnement (Production, Développement, UAT…).
  • [optionnel] L’URL du tenant O365 à rattacher à ce tenant K2 Cloud. Pour rappel : K2 Cloud propose des intégrations avancées avec O365 mais peut également être utilisé de manière complètement indépendante.
  • Le contact principal : les coordonnées de la personne qui sera le référent de la plateforme K2 chez vous. Cette personne sera contacté lors de la planification de mises à jour par exemple. Cette personne doit être déclarée sur le portail clients et partenaires de K2.

Une fois le formulaire renseigné l’équipe de provisionning de tenants K2 prend le relais.

2. Notifications

Le contact principal reçoit alors un 1er mail indiquant qu’on travaille à la création du tenant :

K2 Cloud Provisionning - Mail 1
K2 Cloud Provisionning – Mail 1

Puis, dès lors que le tenant est disponible, il reçoit un 2nd mail contenant l’ensemble des informations nécessaires (et importantes, et à conserver) :

K2 Cloud Provisionning - Mail 2
K2 Cloud Provisionning – Mail 2

Le mail contient :

  • Le lien permettant de truster l’application K2.
  • Le lien vers le K2 Designer.
  • Le lien vers la console d’administration.
  • Le lien vers le K2 Workspace.
  • L’identifiant de l’environnement (nécessaire pour la configuration d’intégrations).
  • Des liens expliquant comment rattacher son tenant K2 tout neuf à un tenant O365.

3. Et après

L’unique étape supplémentaire obligatoire est donc de truster l’application K2. Pour cela, il suffit de cliquer sur le lien Click here du 2nd mail. Vous aurez alors une page de connexion classique AAD sur laquelle il faudra vous connecter avec votre administrateur global AAD, puis vous aurez la liste des autorisations nécessaires à accepter :

Liste des autorisations nécessaires
Liste des autorisations nécessaires

Une fois que vous avez cliqué sur  Accepter , vous aurez le message de confirmation K2 :

Message de confirmation
Message de confirmation

4. En option

Si vous souhaitez connecter votre environnement K2 Cloud à un environnement O365, il sera alors nécessaire de faire quelques manipulations complémentaires qui sont décrites ici ou visionnables  (les liens sont également disponibles dans le 2nd mail reçu). Notre équipe de consultants se tient à votre disposition pour vous aider à faire ce paramétrage si cela vous rassure, et sachez – si vous l’avez déjà fait – qu’il s’agit de la même chose que lorsqu’on ajoute les intégrations K2 4.7 (on en parlait ici) ou K2 Five sur un serveur SharePoint (online ou on-prem).

Les étapes de l’ajout de la configuration de l’App K2 Cloud pour O365 :

  1. Téléchargement de l’App K2.
  2. L’ajouter à l’App Catalog (qu’il aura fallu penser à créer si cela n’a jamais été fait… c’est l’histoire de 10 minutes sur 0365).
  3. La truster.
  4. L’enregistrer (c’est là où vous aurez besoin de votre identifiant d’environnement K2 Cloud).
  5. La déployer.
  6. L’activer.

NB : lors de l’activation – point 6 -, il y a besoin d’une fonctionnalité côté SharePoint permettant d’exécuter des scripts (cette fonctionnalité SharePoint peut ensuite être désactivée). Comme expliqué dans la partie workaround de l’article de base de connaissance suivant, cette fonctionnalité peut être activée par un administrateur de tenant depuis l’interface d’administration de SharePoint Online (attention cependant, il faudra compter 24h avant que cela soit effectif), ou via un script PowerShell (activation immédiate), ou l’assistant K2 propose l’automatisation de l’activation si vous saisissez l’URL de l’administration centrale de SharePoint ainsi que les identifiant et mot de passe de l’administrateur du tenant SharePoint comme on peut le constater sur la copie d’écran ci-dessous :

Activation
Activation

Et voilà, vous pouvez maintenant mettre en place des applications K2 depuis les nuages.

Happy K2ing!

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouvelles fonctionnalités de K2 Five/Cloud. Les autres articles disponibles sur ce sujet sont :

K2 Five – Authorization Framework

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

Il y a un peu plus d’un an la console d’administration de K2 entamait sa mue. Aujourd’hui, si on remarque que le site s’est paré d’une couleur plus claire, les fonctionnalités que vous connaissiez sont toujours là. Cependant, quelques nouveautés font leur apparition et nous allons les aborder dans ce billet.

Un administrateur peut contrôler l’accès des objets K2 (catégorie, formulaire, vue et smartobject) et des entités (utilisateur, groupe et rôle) en configurant des permissions (Allow et Deny) sur des droits  (voir, exécuter, modifier et supprimer). Il est possible ainsi de restreindre l’usage des concepteurs et des utilisateurs de la plateforme. Par exemple, l’Authorization Framework permet de séparer deux groupes de concepteurs venant de deux services différents.

Les puristes feront la (bonne) remarque qu’il est possible de gérer des permissions sur les smartobject depuis plusieurs années. L’Authorization Framework mérite quand même son article sur notre blog.

Authorization Framework
Les permissions s’appliquent via deux dimensions : Utilisateurs ou Objets

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Les intégrations natives entre harmon.ie et K2

Il y a quelques semaines, nous avions évoqué la possibilité de configurer harmon.ie pour afficher sa liste des tâches K2. Depuis une nouvelle version d’harmon.ie est disponible (la version 6.5 – release note) et elle propose de nouvelles intégratons avec K2. Nous allons donc faire :

  • un petit tour de ces fonctionnalités,
    • comment démarrer un processus depuis harmon.ie,
    • comment exécuter une tâche,
  • décrire comment cela se configure,
  • puis nous finirons par une petite vidéo de démonstration d’un cas d’usage concret.

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