Le connecteur K2 pour Exchange

Cet article fait partie d’une série d’articles détaillés sur les connecteurs K2. Vous pouvez retrouver des liens vers les autres articles en fin de billet.

Logo K2 Exchange

Parmi les connecteurs standards K2, on retrouve le connecteur pour Exchange qui regroupe plusieurs service broker et un assistant de modélisation (un wizard).

Logo Exchange

Ce connecteur est un connecteur statique, au même titre que le connecteur Active Directory par exemple, c’est-à-dire que K2 expose un nombre déterminé de méthodes, toujours les mêmes sur chaque serveur Exchange référencé. NB : A contrario d’un connecteur dynamique qui va découvrir le système référencé afin d’exposer des méthodes en adéquation avec les objets existants (par exemple : le connecteur SharePoint ou le connecteur SQL Server).

Nous allons donc faire un petit tour d’horizon des fonctionnalités attachées à ce connecteur et aborder les éléments de configuration, mais voyons dans un 1er temps quel peut-être son usage.

Usage

L’usage le plus classique est notamment la notification par mail lorsqu’un utilisateur a une nouvelle tâche à faire, ou lorsqu’un dossier prend du retard ou à tout moment d’un processus pour prévenir du statut du dossier. Mais nous n’allons pas plus nous attarder sur ces fonctionnalités de notification qui ne sont pas spécifiques à notre connecteur Exchange, elles fonctionnent avec n’importe quel serveur SMTP.

Concentrons nous donc sur les intégrations spécifiques proposées par K2 :

  • traiter automatiquement un email reçu : K2 peut se mettre en attente d’une réponse à un e-mail pour faire avancer le processus. Il s’agit de ce que nous appelons chez K2 les smartactions. Le compte de service K2 dispose d’une adresse mail, il notifie les utilisateurs qu’ils ont un nouveau travail « workflow » à faire, et peut se mettre en attente d’une réponse à cet email pour agir directement sur le processus. Ainsi l’utilisateur final prend une décision par mail. NB : Un article a récemment été publié sur le blog pour expliquer comment personnaliser les échanges de mails entre les utilisateurs finaux et le serveur K2.
  • créer une boîte à lettres : très pratique dans le cas de processus de traitement des entrées/sorties de collaborateurs et en combinaison des intégrations existantes avec l’Active Directory, les fonctionnalités de création ou de désactivation de boîte à lettres vont permettre d’automatiser ce genre de besoin (comme vous pouvez le retrouver dans cette démonstration).
  • créer d’autres types d’objets Exchange : comme un RDV ou une tâche, ce qui peut servir lors de processus de suivi de clients ou d’affaires par exemple.

Les intégrations se répartissent donc en 2 catégories : celles qui permettent de parcourir et créer des objets Exchange depuis des artefacts K2 ou celles qui permettent de « jouer » avec les messages (notification et capture).

Configuration

La configuration des intégrations Exchange se réalise lors de l’installation de K2 ou lors de sa re-configuration lorsque cela n’a pas été fait dès l’origine. Si cela n’a pas été fait, il faut donc lancer le K2 blackpearl Setup Manager (disponible sur le serveur K2, dans le Menu Démarrer de Windows), au sein duquel vous aurez 3 pages de l’assistant dédiées à la configuration Exchange.

Etapes de configuration des intégrations Exchange lors de l'installation
Etapes de configuration des intégrations Exchange lors de l’installation

Comme vous pouvez le constater, l’intégration Exchange K2 passe par les EWS (Exchange Web Services), il n’y a donc rien à configurer côté Exchange (autre qu’attribuer une boîte à lettres au compte de service K2). Cela fonctionne avec les versions OnPremise (2007 SP3 minimum) d’Exchange et les versions Online [en mai 2016 avec une version 4.6.7 minimum de K2 – se référer à la matrice de compatibilité K2 pour des informations à jour].

Fonctionnalités

Parcourir et créer des objets Exchange

Les intégrations se répartissent sur 3 services broker qui permettent d’exposer les fonctionnalités sous forme de smartobjects qui seront donc utilisables dans tous vos objets K2 (formulaires, processus, rapports).

Liste des méthodes du connecteurs K2 pour Exchange
Liste des méthodes du connecteurs K2 pour Exchange depuis le SmartObject Service Tester

A quoi servent ces services ?

  • Le service Exchange Administration : pour la création ou la désactivation de boîtes.
  • Le service Exchange Management : pour la création des RDV ou des tâches et pour la récupération d’informations spécifiques aux fuseaux horaires ou aux propositions de créneaux.
  • Le service Exchange Metadata : est utilisé lors de l’exécution des assistants de configuration pour remplir les listes de choix (Storage Groups, Databases), vous ne devriez pas avoir besoin de l’utiliser.

D’un point de vue conception de processus, le concepteur dispose d’assistants de configuration qui vont lui permettre de rendre un peu plus user friendly l’appel à ces méthodes. Toutes les fonctionnalités du service broker Exchange sont configurables depuis cet assistant :

Assistant Exchange dans K2 Studio
Utilisation des intégrations Exchange dans K2 Studio
Assistants Exchange dans le Web Designer
Utilisation des intégrations Exchange dans le K2 Web Designer

Voici des copies d’écran de l’assistant de configuration en fonction de l’action souhaitée (en vert : la création de boîte à lettre ; en rouge : la création d’une tâche ; en bleu : la création d’un RDV). Chaque paramètre va pouvoir être configuré en dur ou en dynamique (champs surlignés en vert, permettant de récupérer des données calculées ou provenant des formulaires).

Configuration des actions Exchange
Pages de configuration des intégrations Exchange (créer une boîte à lettres, un RDV, une tâche)

Ces intégrations sont majoritairement utilisées dans des processus (et non pas dans des interfaces utilisateurs) et l’action la plus usitée est la création et la désactivation de boîte à lettres.

Les smartactions

La 2ème catégorie d’intégration avec Exchange concerne la possibilité de communiquer avec K2 par échange de mail. L’usage le plus fréquent est : « le serveur K2 me notifie par mail que j’ai une nouvelle tâche à traiter concernant une demande, je réponds à l’email en écrivant que je suis d’accord ou pas… et le workflow avance en fonction de ma réponse ». Ceci est ultra pratique pour traiter un 1er niveau de mobilité car ce fonctionnement ne nécessite aucune action au niveau de votre infrastructure.

Alors bien évidemment, si pour avoir le droit de refuser une demande, il faut remplir tel ou tel champ du formulaire, l’utilisation des smartactions n’a pas d’intérêt. Dans ce cas, il est possible de ne pas autoriser ce traitement.

N’hésitez pas à poser vos questions au travers des commentaires.

Happy K2ing!

Autres billets de la série sur les connecteurs :

jean

Directeur technique de K2 France depuis 2006 et passionné par les technologies, je travaille dans le monde du BPM et des applications métier depuis... que je travaille :). Vous pouvez également me suivre sur twitter, linkedin.

7 réponses à “Le connecteur K2 pour Exchange

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