Démonstration K2 – DocuSign

Quelques mots avant de nous lancer dans la démonstration…
Vous allez voir une simulation de gestion de partenariats à travers des écrans K2 et DocuSign. K2 pouvant se connecter au service de signature électronique.

NB : Ce billet est une mise en application d’une série de 4 billets sur les intégrations entre K2 et DocuSign.

Logo DocuSign

  1. Front et Back Offices
  2. Le processus de validation
  3. Le processus de signature électronique
  4. Les vidéos (2 vidéos de 3 minutes, une côté concepteur, et une côté utilisateur final) 

1 Front et Back Offices

EnK2Besoin_DocuSign_Accueil
La page d’accueil de l’application permet de consulter les historiques des demandes de nouveaux partenaires et contrats. En quelques mots, c’est la validation d’un contrat avec un partenaire qui nécessite un workflow de signature électronique. Une fois qu’un premier contrat est signé avec un partenaire, ce dernier profite d’un processus réduit pour ses prochains contrats.
EnK2Besoin_DocuSign_Partenaire
La page d’accueil permet d’accéder aux détails de chaque ligne ainsi qu’au suivi graphique de la demande liée.
EnK2Besoin_DocuSign_Contrat
Les écrans sont présentés sous la forme de pup-up ou d’onglets supplémentaires
EnK2Besoin_DocuSign_Worklist
Un 2e onglet présente la liste des tâches de l’utilisateur ainsi que l’accès vers le Back Office pour les utilisateurs autorisés.
EnK2Besoin_DocuSign_BO
Le Back Office sert d’écran de configuration pour paramétrer l’application, présente les rapports ainsi qu’un affichage simplifié des données en provenance de DocuSign. L’onglet de configuration permet de mettre à jour toutes les données des règles métiers de l’application.
EnK2Besoin_DocuSign_Rapport1
Deux onglets de rapports présentent des informations de traçabilité.
EnK2Besoin_DocuSign_Rapport2
Les rapports K2 peuvent présenter des filtres afin d’être plus dynamiques
EnK2Besoin_DocuSign_BoDocu
Enfin, l’écran DocuSign permet la gestion des données du processus de signature électronique

2 Le processus de validation

EnK2Besoin_DocuSign_Demande
Le formulaire de nouvelle demande permet de saisir les informations nécessaires au lancement du workflow. 3 champs sont liés à la signature électronique : le signataire (son adresse email), le code (pour accéder au contrat à signer) et enfin un message pour accompagner le contrat.
EnK2Besoin_DocuSign_Demandefin
Le formulaire complété
EnK2Besoin_DocuSign_Commentaire
Le formulaire du workflow présente deux onglets supplémentaires pour ajouter des commentaires et des documents à la demande.
EnK2Besoin_DocuSign_Suivi1
Un suivi graphique permet de vérifier l’avancement de la demande dans le processus.
EnK2Besoin_DocuSign_Mail
Des mails sont envoyés aux acteurs pour les notifier d’une tâche dans le workflow. Le mail est personnalisable avec du texte, des images, des liens, des données, des pièces jointes… Il est possible de répondre aux mails envoyés par K2.
EnK2Besoin_DocuSign_Relance
Le mécanisme d’escalade dans K2 permet par exemple d’envoyer des mails de rappel si un acteur ne répond pas à temps.
EnK2Besoin_DocuSign_validation
Le formulaire de décision reprend les données du formulaire de demande, propose l’ajout de commentaire et de pièce jointe supplémentaire.
EnK2Besoin_DocuSign_Suivi2
Une fois la décision prise, le workflow avance à l’étape de signature électronique.

3 Le processus de signature électronique

EnK2Besoin_DocuSign_Docu1
Le processus de signature électronique commence par l’envoi d’un premier mail par DocuSign.
EnK2Besoin_DocuSign_Docu2
Un lien dans le mail permet de présenter le document pour y ajouter sa signature.
EnK2Besoin_DocuSign_Docu3
Il est possible de configurer sa signature et paraphe dans DocuSign.
EnK2Besoin_DocuSign_Docu4
La signature apparaît alors dans le document.
EnK2Besoin_DocuSign_Docu5
Après la première signature, la 2e partie prenante est informée de l’avancement des signatures
EnK2Besoin_DocuSign_Docu6
Lorsque tous les acteurs ont signés le document, un mail avec le document final est envoyé à chacun d’entre eux.

4 Les vidéos

Le format des vidéos est un peu différent de ce qu’on propose dans les autres articles. Vous trouverez ici deux vidéos, parties utilisateur et concepteur, courtes (~3 minutes chacune), et sans parole, mais qui permettent de voir en action le contenu de cet article.


C’est tout pour cette fois, cheers !

Le fonctionnement des intégrations entre DocuSign et K2 a déjà fait l’objet de plusieurs billets. Pour rappel :

benjamin

Technical Specialist @t K2 France —–
Twitter : @benjaminbertram —–
LinkedIn : Benjamin Bertram

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