K2 Five – Le Workspace

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

Le vieux Workspace a commencé a tiré sa révérence avec la sortie de la v4.7 (on en parlait ici, il y a un peu plus d’un an), la partie administration technique de la plateforme devenait alors disponible au travers du site K2 Management.

Avec K2 five (et K2 Cloud) le Workspace est de retour (en plus du K2 Management), dans une version uniquement centrée autour de l’utilisateur final . Il devient alors un véritable portail d’accès à ses applications K2… tour d’horizon de ses fonctionnalités.

Avant K2 five, il n’y avait pas vraiment de portail d’applications K2. On pouvait se créer une page d’accueil en quelques clics avec l’outil de conception des smartforms ou on pouvait télécharger des formulaires tout prêt à l’emploi, ce qui s’appelait le K2 WorkDesk (on en parlait ici). Vous pouvez voir le K2 Workspace comme une amélioration du K2 Workdesk, l’interface est plus léchée, plus fluide et propose plus de fonctionnalités.

Dans la suite de l’article, nous allons parler de la page d’accueil et de l’accès aux tâches, puis de l’accès aux formulaires d’initialisation, au paramétrage utilisateur et enfin aux rapports.

La page d’accueil et les tâches

On retrouve un accès aux différents menus (sur la gauche et sur la partie centrale) : sa liste des tâches, la liste des formulaires d’initialisation, l’accès aux rapports et l’accès aux configurations utilisateurs (clic sur Settings ou sur la flèche en bas à gauche – à côté du nom de l’utilisateur connecté).

Un clic sur Inbox permet d’accéder à sa liste des tâches triée par période avec un module de recherche, le tout via un menu glissant :

La sélection d’une tâche fait apparaître le formulaire dans la partie centrale, avec tout en bas, un menu d’actions (complètement paramétrable depuis le K2 Management, on en parlera dans un prochain article) :

Les formulaires d’intialisation

Le K2 Workspace propose, au travers du menu forms d’accéder aux différents formulaires d’applications, jusque là, uniquement disponibles en mobilité. Les “application forms” disposent donc de leur menu qui permettra à vos utilisateurs d’accéder rapidement à tous les formulaires de “demande”. Nous avions précédemment évoqué cette fonctionnalité dans l’article sur l’application mobile K2 et lorsque nous parlions de la catégorie “System” de l’outil de conception K2.

Les Workspaces

Comme pour le K2 Workdesk, il est possible de créer plusieurs Workspaces. Cela va permettre de classer l’accès aux applications K2. Il sera possible d’avoir des Workspaces par département par exemple. Pour accéder aux différents Workspaces, il suffit de cliquer sur le logo K2 en haut à gauche, cela fait apparaître un menu avec les différents Workspaces disponibles ainsi que des liens vers les sites de conception ou d’administration (lorsque l’utilisateur a les droits nécessaires).

Pour chacun des Workspaces, le menu est complètement configurable (cela se fait depuis le K2 Management et nous en parlerons dans un futur billet). Vous choisissez les menus et titres qui apparaissent, ainsi que la page web qui doit s’afficher dans la partie principale du Workspace. Sur la copie d’écran ci-dessous, les menus Finance et RH ont été rajoutés par mes soins.

 

Les configurations utilisateurs

On retrouve dans la partie configuration, la possibilité pour l’utilisateur de se déclarer Absent, mais également de paramétrer ses identifiants pour la gestion du SSO entre outils non reliés à l’annuaire de l’entreprise (les clients utilisant le plus cette fonctionnalité sont les clients s’intégrant avec SAP ou SalesForce, cela permet à l’utilisateur K2 connecté d’être automatiquement reconnu lorsque le formulaire manipule des données provenant de ces systèmes… on en parle dans ce billet – ah non… on n’en a jamais parlé – idée d’article).

L’utilisateur peut également choisir le Workspace par défaut qui sera affiché à sa connexion.

 

Les rapports

Last but not least, les nouveaux rapports génériques sont disponibles au travers de 2 menus : les rapports généraux et les rapports utilisateur.

L’utilisateur retrouve la liste de tous les processus sur lesquels il a des droits ou est intervenu et commence par avoir une vision d’ensemble et chiffrée des instances en cours, terminées, des durées moyennes. Ensuite, un graphique présentant ces informations est disponible, la période est paramétrable via une liste déroulante. Puis en dessous, un tableau présentant les statistiques par processus est affiché. Un clic sur un processus permet d’avoir les rapports de ce processus, comme on peut le constater sur la copie d’écran ci-dessous :

Enfin l’utilisateur pourra accéder aux statistiques qui le concernent comme le nombre de tâches qu’il a traité par priorité, par activité, par processus, sa charge de travail par période etc.

Sur toutes les pages de rapport, l’utilisateur connecté pourra filtrer ce qui doit s’afficher, ce qui est très pratique avec la multiplication des applications.

Voilà pour ce billet.

Happy K2ing!

Et à très bientôt pour un article sur d’autres fonctionnalités de la vague K2 Five.

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouvelles fonctionnalités de K2 Five/Cloud. Les autres articles disponibles sur ce sujet sont :

• Résumé macroscopique des nouvelles fonctionnalités.
• Le nouvel outil de conception.
• Les nouvelles fonctionnalités de la console d’administration.
• L’authorization framework.
• Les étapes de création d’un tenant K2 Cloud.
• Accès aux smartstarters.
• Les Application Wizards.
• Créer un Workspace personnalisé.
• Le nouveau connecteur SalesForce.
• D’autres à venir…