K2 Cloud – Etapes de création du tenant

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

J’espère que vous avez tous passé de bonnes fêtes de fin d’année et que vous êtes prêts pour cette année 2018. Du côté d’EnK2Besoin, nous allons tenter de tenir le rythme d’un article tous les mardis .

Nous allons commencer l’année avec un billet sur les nouveautés K2 Five / K2 Cloud, plus précisément sur les étapes de création d’un tenant K2 Cloud.

Vous avez donc sauté le pas et vous avez décidé d’utiliser une version de K2 dans les nuages… comment cela va-t-il se passer concrètement ?

1. Enregistrement

Votre commercial préféré déclenche l’application interne d’OnBoarding d’un nouvel environnement Cloud (bien évidemment, il s’agit d’une application K2 ). Pour remplir le smartform spécifique, il aura besoin de quelques informations :

  • L’URL d’accès à votre environnement Cloud, qui sera de la forme https://<URLchoisie>.onk2.com
  • L’adresse mail de l’administrateur global de votre Azure Active Directory (AAD). L’AAD est le seul pré-requis à l’utilisation de K2 Cloud, si vous n’en avez pas encore, vous pouvez prendre connaissance de cet article pour suivre les étapes de création. NB : si vous utilisez O365, vous avez déjà un AAD.
  • Il faudra choisir le datacenter auquel le tenant K2 Cloud sera attaché. Pour le moment (9 janvier 2018), en Europe, K2 s’appuie sur les datacenters Azure UK South et West Europe.
  • Le type d’environnement (Production, Développement, UAT…).
  • [optionnel] L’URL du tenant O365 à rattacher à ce tenant K2 Cloud. Pour rappel : K2 Cloud propose des intégrations avancées avec O365 mais peut également être utilisé de manière complètement indépendante.
  • Le contact principal : les coordonnées de la personne qui sera le référent de la plateforme K2 chez vous. Cette personne sera contacté lors de la planification de mises à jour par exemple. Cette personne doit être déclarée sur le portail clients et partenaires de K2.

Une fois le formulaire renseigné l’équipe de provisionning de tenants K2 prend le relais.

2. Notifications

Le contact principal reçoit alors un 1er mail indiquant qu’on travaille à la création du tenant :

K2 Cloud Provisionning - Mail 1
K2 Cloud Provisionning – Mail 1

Puis, dès lors que le tenant est disponible, il reçoit un 2nd mail contenant l’ensemble des informations nécessaires (et importantes, et à conserver) :

K2 Cloud Provisionning - Mail 2
K2 Cloud Provisionning – Mail 2

Le mail contient :

  • Le lien permettant de truster l’application K2.
  • Le lien vers le K2 Designer.
  • Le lien vers la console d’administration.
  • Le lien vers le K2 Workspace.
  • L’identifiant de l’environnement (nécessaire pour la configuration d’intégrations).
  • Des liens expliquant comment rattacher son tenant K2 tout neuf à un tenant O365.

3. Et après

L’unique étape supplémentaire obligatoire est donc de truster l’application K2. Pour cela, il suffit de cliquer sur le lien Click here du 2nd mail. Vous aurez alors une page de connexion classique AAD sur laquelle il faudra vous connecter avec votre administrateur global AAD, puis vous aurez la liste des autorisations nécessaires à accepter :

Liste des autorisations nécessaires
Liste des autorisations nécessaires

Une fois que vous avez cliqué sur  Accepter , vous aurez le message de confirmation K2 :

Message de confirmation
Message de confirmation

4. En option

Si vous souhaitez connecter votre environnement K2 Cloud à un environnement O365, il sera alors nécessaire de faire quelques manipulations complémentaires qui sont décrites ici ou visionnables  (les liens sont également disponibles dans le 2nd mail reçu). Notre équipe de consultants se tient à votre disposition pour vous aider à faire ce paramétrage si cela vous rassure, et sachez – si vous l’avez déjà fait – qu’il s’agit de la même chose que lorsqu’on ajoute les intégrations K2 4.7 (on en parlait ici) ou K2 Five sur un serveur SharePoint (online ou on-prem).

Les étapes de l’ajout de la configuration de l’App K2 Cloud pour O365 :

  1. Téléchargement de l’App K2.
  2. L’ajouter à l’App Catalog (qu’il aura fallu penser à créer si cela n’a jamais été fait… c’est l’histoire de 10 minutes sur 0365).
  3. La truster.
  4. L’enregistrer (c’est là où vous aurez besoin de votre identifiant d’environnement K2 Cloud).
  5. La déployer.
  6. L’activer.

NB : lors de l’activation – point 6 -, il y a besoin d’une fonctionnalité côté SharePoint permettant d’exécuter des scripts (cette fonctionnalité SharePoint peut ensuite être désactivée). Comme expliqué dans la partie workaround de l’article de base de connaissance suivant, cette fonctionnalité peut être activée par un administrateur de tenant depuis l’interface d’administration de SharePoint Online (attention cependant, il faudra compter 24h avant que cela soit effectif), ou via un script PowerShell (activation immédiate), ou l’assistant K2 propose l’automatisation de l’activation si vous saisissez l’URL de l’administration centrale de SharePoint ainsi que les identifiant et mot de passe de l’administrateur du tenant SharePoint comme on peut le constater sur la copie d’écran ci-dessous :

Activation
Activation

Et voilà, vous pouvez maintenant mettre en place des applications K2 depuis les nuages.

5. Mise à jour de votre environnement

Lorsque l’équipe K2 Cloud mettra à jour votre environnement, vous recevrez un courrier semblable à celui-ci. Une date de mise à jour vous est proposée (spécifiée en heure UTC, donc pensez à faire la conversion par rapport à votre fuseau horaire ), et vous pouvez demander à changer cette date si elle ne vous convient pas, en contactant rapidement votre contact commercial ou technique K2.

Courrier de planification d'une mise à jour K2 Cloud
Courrier de planification d’une mise à jour K2 Cloud

Puis, quelques minutes avant l’heure planifiée, vous recevrez le mail suivant, vous prévenant de ne pas faire de modifications de configuration pendant la mise à jour.

Mail de début de mise à jour
Mail de début de mise à jour

Et enfin, une fois la mise à jour faîte, vous recevrez un mail sensiblement identique à celui-ci. Vous indiquant que tout s’est bien passé et s’il y a des tâches post-mise à jour à réaliser de votre côté. Ici par exemple, il faut passer à nouveau le Registration Wizard K2 pour SharePoint (si l’intégration Sharepoint a été activée).

Mail de fin de mise à jour
Mail de fin de mise à jour

Happy K2ing!

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouvelles fonctionnalités de K2 Five/Cloud. Les autres articles disponibles sur ce sujet sont :

jean

Directeur technique de K2 France depuis 2006 et passionné par les technologies, je travaille dans le monde du BPM et des applications métier depuis... que je travaille :). Vous pouvez également me suivre sur twitter, linkedin.

6 thoughts to “K2 Cloud – Etapes de création du tenant”

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