Intégration avec MS Flow

Microsoft Flow, c’est l’outil de “workflow” de Microsoft qui permet de se créer des processus dits “personnels”, dans le même veine qu’IFTTT. Je peux alors surveiller mes applications quotidiennes et déclencher des traitements à la capture de certains événements. Et si on profitait de l’ensemble des écouteurs proposés par Flow pour déclencher des workflow K2 !

Nous allons donc voir dans la suite de ce billet, comment une publication YouTube, Facebook, LinkedIn ou encore un tweet comportant une certaine mention (et bien d’autres encore…) pourraient déclencher un processus K2. Je ne vais pas lister tous les écouteurs Flow, déjà parce qu’il y en a beaucoup, mais aussi parce qu’il y en a souvent des nouveaux. En voici quelques uns qui étaient disponibles au moment de la publication de ce billet :

Quelques connecteurs Flow
Quelques connecteurs Flow

Nous allons donc voir dans un 1er temps comment référencer K2 au niveau de Flow puis ensuite comment utiliser les fonctionnalités K2 dans un flow.

Référencer K2 sur Flow

  1. Tout d’abord, il faut activer les REST services de K2 sur votre serveur et récupérer le fichier json décrivant la structure des API K2 depuis le K2 Management Site, comme on peut le voir sur la copie d’écran ci-dessous. De mon côté, je fais la manipulation depuis ma plateforme K2 Cloud, mais ceci est également disponible sur K2 Five. Pour plus d’infos sur cette partie là, vous pouvez vous référer à la documentation K2.

    Récupération de la description Swagger
    Récupération de la description Swagger
  2. Sur votre interface Flow, créez un connecteur personnalisé :

    Création d'un connecteur personnalisé
    Création d’un connecteur personnalisé
  3. Choisissez l’option Importer un fichier OpenAPI :

    Importer un fichier OpenAPI
    Importer un fichier OpenAPI
  4. Donnez un nom à votre connecteur puis chargez le fichier json que vous avez récupéré à l’étape 1 :

    Nom et fichier
    Nom et fichier
  5. Ensuite remplissez les champs de configuration du connecteur. Pour la partie Général, vous pourrez affecter un icône au connecteur, le reste est normalement récupéré automatiquement du json.

    Configurations générales
    Configurations générales
  6. Etape Sécurité. Choisissez le mode d’authentification Authentification de base sans saisir plus d’informations dans les paramètres nom d'utilisateur et mot de passe :

    Etape Sécurité
    Etape Sécurité
  7. Etape Définition. Vous retrouvez ici les méthodes mises à disposition avec les API REST de K2. Vous pouvez changer les descriptions importées par défaut et jouer avec la visibilité. Puis vous pouvez cliquer sur Créer un connecteur :

    Création du connecteur
    Création du connecteur
  8. Vous pouvez ensuite cliquer sur le signe + afin de créer une connexion, c’est-à-dire définir les crédentiels de l’utilisateur qui se connectera à votre serveur K2 lorsque le connecteur K2 sera utilisé dans un flow : 

    Créer une connexion
    Créer une connexion

Vous voilà maintenant prêts pour invoquer K2 depuis vos flows

Prévoyez quelques minutes avant de vous lancer dans votre 1er flow, afin que MS Flow ait le temps de “référencer” les méthodes K2 au sein du connecteur.

Utiliser K2 dans un flow

Pour le test, nous allons initialiser un simple workflow K2 qui contient 2 variables et qui envoie un email :

Workflow de test
Workflow de test
    1. Créons à présent un flow qui se déclenche à la capture du dépôt d’un élément dans SharePoint.
      NB : c’est vrai qu’il n’y a pas besoin de flow pour faire cette capture dans K2, ni même de K2 pour envoyer un email depuis un flow… mais avec un peu d’imagination, quand on connaît les 2 produits, on voit que l’étendue des possibles est important !! Concentrons-nous sur les grands principes de l’intégration  et considérez ce test comme un Hello World un peu plus élaboré.
    2. Ajoutons donc une action à notre flow :

      Ajouter une action au flow
      Ajouter une action au flow
    3. Cherchons notre connecteur K2 et choisissons l’action Start a workflow :

      Sélection de l'action
      Sélection de l’action
    4. Sélectionnons le processus à démarrer parmi la liste des processus de notre plateforme (yeahhhhh flow décrouvre le contenu de votre serveur ). Il est également possible d’utiliser du contenu dynamique pour le paramétrage de l’appel : 
    5. Dans les options avancées, définissons les valeurs de nos Data Fields (encore une fois, flow découvre les variables attendues par K2) :

      Association des datafields
      Association des datafields
    6. Enregistrons

 

Il n’y a plus qu’à tester : à la création de l’élément dans SharePoint, le workflow K2 est bien instancié et le mail est bien envoyé avec les informations contextuelles :

Test : création de l'élément dans SharePoint
Test : création de l’élément dans SharePoint
Test : le workflow K2 est bien instancié
Test : le workflow K2 est bien instancié
Test : le mail est bien envoyé avec les données contextuelles
Test : le mail est bien envoyé avec les données contextuelles

A vous maintenant de publier des flow de ouf.

Happy K2ing!

jean

Directeur technique de K2 France depuis 2006 et passionné par les technologies, je travaille dans le monde du BPM et des applications métier depuis... que je travaille :). Vous pouvez également me suivre sur twitter, linkedin.

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