Animer une réunion utilisateurs

En phase de définition du besoin applicatif, organiser une (voire plusieurs) séances de travail avec les gens du métier est absolument primordial. D’abord parce que ça leur permet de prendre une part active au futur projet, ensuite parce qu’ils se sentiront considérés. Cela facilitera grandement la conduite du changement, incontournable quelque soit la taille du projet.

Pas besoin d’avoir un panel de 250 utilisateurs, à moins d’avoir accès à la salle des fêtes de la ville ou à l’amphithéâtre de la fac d’à côté, et à une logistique digne de la dernière conférence de presse sur Windows 10. La présence de 1 à 5 utilisateurs “représentatifs” et surtout disponibles tout au long du futur projet, suffira à rendre l’atelier constructif.

Il faudra veiller à préparer un ordre de jour et à poser les “bonnes” questions, afin d’éviter que la séance se termine en tribune révolutionnaire, parce que “vraiment, bosser correctement avec les outils existants ce n’est pas possible!!!”

Débuter par un bref rappel du contexte ne peut pas faire de mal et permet de mettre les outils à disposition en regard de la technologie utilisée à l’époque : l’application a presque 8 ans, elle a été conçue sous tel outil qui était plébiscité à l’époque au niveau du groupe, aujourd’hui nous sommes conscients qu’elle est obsolète et c’est pour cela que vous êtes là.

Demander aux utilisateurs de raconter leur histoire (définition d’un story-board) : je me connecte tous les matins à l’application et je dois saisir toutes les demandes de création de dossier que j’ai reçues par mail. Ensuite j’envoie un mail à chaque demandeur pour le notifier de la création ou du besoin d’un complément d’information. Ensuite je génère les factures proforma dans un autre outil où je dois ressaisir toutes les informations, etc.

Ce story-board va être le point de départ de la définition de la future application, loin de toute considération technique.

Ensuite, éviter de lister les nombreux points faibles de l’application existante, mais plutôt les points forts (je trouve ça très pratique d’avoir la liste des demandes sur la page d’accueil quand je me connecte)

En dernier lieu, aborder les points d’améliorations fonctionnels que les utilisateurs souhaiteraient dans l’absolu (et pouvoir automatiser le relances, c’est envisageable?).

Quelques jours plus tard, ne pas oublier d’envoyer à ces utilisateurs le résultat de cette réflexion commune, pour relecture et avis.

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