Démonstration K2 : Nouvel Entrant

Le BPM au service des RHs

Démarrons !

Quelques mots avant de nous lancer dans la démonstration…
Vous allez voir une simulation de gestion d’un nouvel entrant à travers des écrans K2. Dans cette application, K2 va utiliser certains connecteurs natifs pour communiquer avec l’Active Directory, Exchange ainsi que Yammer.

  1. Le lancement de la demande
  2. Les validations
  3. La création du compte
  4. La vidéo

1 : Le lancement de la demande

L’application de gestion des nouveaux entrants propose une interface d’accueil autonome réalisée sur mesure avec les K2 smartforms. Cet écran présente la liste des tâches de l’utilisateur connecté à la session Windows, il est authentifié dans K2 en Single Sign On (SSO), sans avoir à rentrer de combinaison de login/mot de passe.

L’écran d’accueil de l’application de gestion des nouveaux entrants présente un menu de navigation vers les interfaces d’administration, de nouvelles demandes, de gestion des droits et de rapports. La liste des tâches et la liste des demandes en cours se trouvent en dessous.
AccueilRH
L’accès au formulaire de nouvelle demande se fait depuis le menu du haut de l’écran. Le formulaire est ouvert dans un nouvel onglet pour faciliter le multitâche.
NouvelleDemandeRH
Le formulaire présente des champs obligatoires (encadrés en rouge à l’ouverture du formulaire) ainsi que des vérifications sur le contenu des champs renseignés par le demandeur (date de naissance).
L’ajout de commentaires et de pièces jointes permet de donner de la souplesse à l’application. Toutes ces informations seront accessibles et centralisées dans les écrans K2.

Un contrôle sur la saisie d’un champ peut se présenter sous la forme d’un pop-up. Ici c’est la date de naissance qui est vérifiée.
SaisieRH
K2 permet l’affichage de message à l’utilisateur afin de lui confirmer si son action a bien été prise en compte.
popupRH
Lors du lancement d’une nouvelle demande, K2 génère un lien vers un suivi graphique de la demande. Cette image permet de voir l’avancement en temps réel et d’accéder aux données de traçabilité (qui, fait quoi, quand).
SuiviRH1

2 : Les validations

La demande a démarré avec succès, elle doit maintenant être validée par deux fois. Les deux étapes se manifesteront par l’envoi d’un mail et l’attribution d’une tâche K2. La tâche est accessible depuis les interfaces de liste des tâches en Smartforms ou sous la forme de web part SharePoint. Depuis la liste des tâches, nous pouvons accéder au formulaire de validation associé.
Le mail peut proposer un lien direct vers le formulaire de validation, ainsi que des SmartActions : les réponses aux mails de notification sont lues par K2 et permettent de gérer la demande à distance.

Le formulaire de validation est plus riche que celui de la demande. Une partie sur la gestion des permissions est apparue. Nous retrouvons aussi les historiques de commentaires, pièces jointes et d’activités.
FormVAlidationRH
Le mail de notification de tâche, dont la forme et le fond sont entièrement personnalisables. En répondant à ce mail avec le mot-clé “Valider”, la tâche serait validée automatiquement : c’est le mécanisme de SmartActions.
MailNotificationRH
Pour assurer le traitement de la tâche dans les temps prévus, nous pouvons configurer le mécanisme d’escalade de K2. Les escalades permettent d’effectuer des relances par mails, des redirections de tâches (vers le manager du demandeur) ainsi que d’autres actions sur le processus.
Ici, c’est un mail de relance qui est envoyé au destinataire.
MailRelanceRH
Après la première validation, le suivi graphique évolue en fonction de la réponse donnée. Ici la demande a été validée.
SuiviRH2
Le formulaire de la deuxième validation est plus simple. Un seul champ doit être renseigné, celui du login du nouvel entrant.
FormulaireRH2
Le formulaire de validation propose la saisie du login à créer dans l’Active Directory. Sa disponibilité est vérifiée directement en interrogeant la liste des Users présents. Cela est possible grâce au connecteur SmartObject K2 pour Active Directory.
ControleADRH
Une fois la demande validée, K2 va passer à l’étape de création du compte.
SuiviRH3

3 : La création du compte

La création du compte est réalisée automatiquement. D’abord, le compte est ajouté dans l’Active Directory, ensuite la boîte mail est créée dans Exchange. Enfin, un message de bienvenue est configuré pour être posté sur Yammer le jour de l’arrivée de Clark Kent.

Un exemple de message posté par l’application sur Yammer.
YammerRH
Le compte ajouté dans l’Active Directory est accessible depuis l’interface de Microsoft.
ADRH
Avez-vous remarqué que le processus n’est pas fini ? Effectivement, la gestion des permissions et l’action des Ressources Humaines sont en attente. Le principe reste le même : des tâches sont envoyées aux destinataires, accompagnées par des mails de notification.
Une remarque, la gestion des permissions est réalisée dans un sous processus. Ce sous processus est démarré autant de fois qu’il y a d’applications sélectionnées pour le nouvel entrant. Tous les sous processus doivent être validés pour que la demande aille à l’étape de fin et que le processus se termine.
Nous allons nous arrêter à cette étape pour l’article.

La vidéo

C’est tout pour cette fois, cheers !

benjamin

Technical Specialist @t K2 France ----- Twitter : @benjaminbertram ----- LinkedIn : Benjamin Bertram

2 thoughts to “Démonstration K2 : Nouvel Entrant”

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