Démonstration K2 – Dynamics CRM

Quelques mots avant de nous lancer dans la démonstration…
Vous allez voir une simulation de gestion de nouveaux Leads à travers des écrans K2 et Dynamics CRM. Les deux outils pouvant communiquer entre eux, K2 vers CRM et CRM vers K2.

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  1. L’ajout de nouveaux Leads
  2. L’attribution des Leads
  3. L’étape de qualification
  4. La vidéo

1 L’ajout de nouveaux Leads

L’ajout d’un Lead peut se faire à travers l’écran K2 prévu pour cet effet. Modélisé sur mesure, il permet de laisser des acteurs externes saisir eux-mêmes leurs informations dans le CRM. Pour la démonstration et l’exemple, nous avons imaginé un formulaire K2, accessible depuis le site web que l’utilisateur consulte (site WordPress, SiteCore, Drupal ou autres). Ces données sont contrôlées par K2 suivant un premier niveau de règles (champs obligatoires, données valides…). Dans notre exemple, les informations sont directement poussées dans le CRM, il n’y a pas de source de données intermédiaire.
EnK2Besoin_CRM_Accueil

La technologie des interfaces K2, les smartforms, permet de profiter d’un grand nombre de contrôles de saisie et d’affichage. Ici, nous voyons celui qui porte le nom d’Auto-complete, qui accompagne la saisie en temps réel avec une liste de choix.
EnK2Besoin_CRM_Inscription1
Les choix faits par l’utilisateur peuvent agir directement avec l’affichage et le comportement du smartforms. Ici, une section de notation apparaît conditionnellement. Ce n’est qu’un exemple parmi les nombreuses options offertes à travers les règles K2.
EnK2Besoin_CRM_Inscription2
Les règles K2 peuvent aussi servir à afficher des pop-up de confirmation. Notre nouveau Lead a bien été ajouté dans le CRM !
EnK2Besoin_CRM_Inscription3
Les Leads peuvent aussi être ajoutés de manière classique depuis les écrans du CRM. Plusieurs points d’entrée (CRM, K2…) pourront démarrer un même processus dans K2. Pour la démonstration, nous allons ajouter un deuxième Lead depuis le formulaire natif du CRM.
EnK2Besoin_CRM_QuickCRM

2 L’attribution des Leads

Notre processus de gestion des Leads vient d’être lancé à deux reprises (une depuis l’écran K2, l’autre depuis le CRM). Ce processus commence par quelques traitements automatiques :

  • gestion du statut,
  • deuxième niveau de vérification des informations (suppression des doublons),
  • notification des acteurs Demandeurs.

Ensuite la demande passe à l’étape d’attribution du Lead. C’est la responsable commerciale, ici Erica Ford qui destinataire de cette activité. Dans K2, le destinataire d’une activité peut être un Utilisateur ou un Groupe d’Utilisateurs provenant d’un ou plusieurs fournisseurs d’authentification (AD, SharePoint, AAD…). Ce destinataire peut être prédéfini de manière statique ou bien défini dynamiquement.
EnK2Besoin_CRM_AccueilCRM
Ci-dessus, un aperçu de la liste des tâches K2 au sein d’un écran CRM. L’intégration d’écrans K2 dans ceux du CRM se fait sans écriture de code.
La liste des tâches de K2 permet de lister les actions en attente d’une réponse de l’utilisateur connecté. L’authentification se fait en Single Sign On (SSO), donc il n’y a pas besoin de retenir un nouveau mot de passe. Pour chaque tâche de la liste, le destinataire va pouvoir ouvrir le formulaire associé ou faire des actions de redirection et/ou de délégation.
Le mécanisme de délégation permet de définir un/des délégué(s) en copie de la tâche. Celui de redirection définit un autre destinataire. Il est possible d’automatiser la fonction de délégation avec le mode Absent du Bureau.

Le Viewflow de K2 est une représentation graphique de la demande dans le processus. Ce suivi évolue en temps réel avec un code couleur particulier (vert terminé, bleu en cours…).
Les informations de traçabilité, les commentaires et les pièces jointes à la demande sont accessibles depuis cet écran.
EnK2Besoin_CRM_Avancement
Un mail de notification de tâche peut être envoyé au(x) destinataire(s). Ce mail peut contenir des images, des liens, des données de la demande ou d’une autre source de données. Avec Microsoft Exchange, K2 peut aussi “écouter” les réponses à ces mails. Cela permet de faire avancer une demande par simple réponse à l’e-mail reçu.
EnK2Besoin_CRM_Mail
En tant que responsable commerciale, Erica a accès à un écran personnalisé pour les attributions des Leads. Cet affichage présente à la fois les rapports de son équipe et ses objectifs. La liste au centre lui permet de comparer les nouveaux Leads avec ceux déjà présents dans le CRM ainsi que d’effectuer des attributions multiples vers un des membres de son équipe (il s’agit ici à nouveau d’écrans K2 – des smartforms – intégrés dans CRM).
EnK2Besoin_CRM_Attribution
Cet écran permet de vérifier manuellement les nouveaux prospects grâce à des filtres sur mesure qui interrogent le CRM.
EnK2Besoin_CRM_Controle
L’interface d’attribution des Leads propose de préciser une priorité ainsi que la saisie de commentaires. Dans notre démonstration, c’est James Faircloth qui se voit attribuer les Leads.
EnK2Besoin_CRM_Controle2
Enfin, là aussi l’action est confirmée par un message à l’écran.
EnK2Besoin_CRM_Attribution2

3 L’étape de qualification

Les deux processus sont passés à l’étape suivante : la qualification. Les Leads sont attribués à James afin qu’il s’occupe d’eux. Pour faire cela, l’écran du CRM de détails d’un Lead a été enrichi d’une section K2.

Le suivi graphique évolue, ainsi que les informations tracées par K2.
EnK2Besoin_CRM_Avancement2
Des tâches sont envoyées à James afin qu’il puisse accéder aux formulaires CRM associés.
EnK2Besoin_CRM_Accueil2
Notre écran CRM, au travers d’un smartforms K2 ajouté sous forme de bandeau, propose une série d’actions personnalisées afin d’accompagner les ingénieurs d’affaires.
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Depuis le CRM, K2 permet d’uploader des documents attachés au Lead. Les documents sont poussés dans SharePoint pour profiter des fonctionnalités de versionning et de partage.
EnK2Besoin_CRM_Document
L’ingénieur d’affaire peut aussi lancer des demandes de Proof Of Concept (POC) via le formulaire associé. Une fois validée, la demande sera gérée par le workflow de gestion des POCs, en parallèle de celui de la gestion du Lead.
EnK2Besoin_CRM_POC
Le même principe que pour les POCs s’applique pour l’organisation des réunions. Si la demande est validée, un processus se lance, notifiant les différents acteurs concernés.
EnK2Besoin_CRM_Meeting
Il est possible de refaire certains formulaires du CRM avec K2, comme celui des Tâches. Les utilisateurs profitent alors de toutes les fonctions de personnalisation de K2 pour modéliser leurs interfaces.
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Le mécanisme de la tâche n’est pas changé dans le CRM, les écrans natifs vont présenter les données.
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Le formulaire de web meeting est un autre exemple.
EnK2Besoin_CRM_WebMeeting
Les notes sont poussées dans le CRM et si le responsable commercial s’abonne sur les Leads, il sera notifié à chaque nouveau message.
EnK2Besoin_CRM_Note
EnK2Besoin_CRM_Note2
Enfin, le formulaire d’appel téléphonique permet la saisie rapide d’information dans le CRM.
EnK2Besoin_CRM_Phone
EnK2Besoin_CRM_Phone2

4 La vidéo

C’est tout pour cette fois, cheers !

benjamin

Technical Specialist @t K2 France ----- Twitter : @benjaminbertram ----- LinkedIn : Benjamin Bertram

One thought to “Démonstration K2 – Dynamics CRM”

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