Quelques mots avant de nous lancer dans la démonstration…
Vous allez voir une simulation de gestion d’incident à travers des écrans K2 et SharePoint. K2 pouvant automatiser les services exposés par ce dernier.
La page d’accueil de l’application permet de consulter sa liste des tâches dans le premier onglet d’un écran K2, affiché dans une page SharePoint.Le deuxième onglet permet de consulter l’historique des demandes en deux catégories : Celles dont je suis le demandeur et celles dont je suis le responsable.Enfin, le 3e onglet permet de consulter les actions de correction d’une anomalie.Le Back Office de l’application permet de configurer la durée avant le mail de relance. C’est dans cet espace que l’on configure les seuils d’une demande d’achat par exemple.Le 2e onglet du Back Office permet de définir les options de la liste de choix “Origine” du formulaire. Si un nouveau choix doit apparaître, on peut le gérer depuis cet écran.Enfin, le 3e onglet permet de gérer les domaines pour chaque origine. Dans le formulaire de demande, ce choix se fera sous la forme d’une cascade : on choisit une origine, puis les domaines disponibles seront alors limités. On peut aussi choisir le domaine en premier, l’origine liée sera alors automatiquement récupérée.Un exemple de rapport K2. Tout est sur mesure, ici les durées moyennes de chaque étape sont présentées en premier. Puis, l’écran présente le nombre de d’incidents et d’actions de manière graphique et tabulaire.
2 Le processus de validation
L’écran de nouvelle demande présente les différentes questions du formulaire. Certaines données sont récupérées automatiquement depuis l’annuaire de l’entreprise par exemple.Le formulaire complété.Un espace pour les commentaires et les pièces jointes est prévu en bas de chaque formulaire afin d’apporter un peu de souplesse aux demandes. Les documents sont organisés dans un répertoire SharePoint avec des métadonnées contrôlées par K2.A la soumission du formulaire, un message peut être présenté à l’utilisateur.Un suivi graphique permet de vérifier l’avancement de la demande dans le processus.Des mails sont envoyés aux acteurs pour les notifier d’une tâche dans le workflow. Le mail est personnalisable avec du texte, des images, des liens, des données, des pièces jointes… Il est aussi possible de répondre aux mails envoyés par K2.Le mécanisme d’escalade dans K2 permet par exemple d’envoyer des mails de rappel si un acteur ne répond pas à temps.Depuis la liste des tâches, on peut effectuer certaines actions comme rediriger une tâche vers un autre collaborateur; se déclarer absent du bureau, répondre par lot ou bien ouvrir le formulaire de décision associé par exemple.Le formulaire de décision reprend les données du formulaire de demande puis propose l’ajout d’action(s) correctrice(s)On peut aussi ajouter un commentaire et de pièces jointes supplémentaires.L’utilisateur doit entrer son mot de passe avant que sa décision soit prise en compte.Le suivi graphique avance à l’étape d’après en suivant les règles métiers imposées par le processus.Dans notre application, chaque action suit un sous-processus particulier et indépendant. Une fois tous les processus de gestion d’une action terminés, le processus père peut continuer.
