Série v4.7 – K2 for SharePoint Register Once

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés de la version 4.7, mise à disposition le 22 septembre 2016.

Un rapide regard sur les premières pages de ce blog nous apprendra que la sortie de la version 4.7 de K2 blackpearl s’est accompagnée de nombreuses nouveautés. Aujourd’hui, le spotlight sera sur l’un des composants les plus utilisés avec K2, à savoir K2 for SharePoint. En effet, cette version 4.7 change entièrement la manière dont l’Add-In K2 for SharePoint est déployée sur vos sites SharePoint. Et pour voir comment et en quoi cet Add-In évolue, rien de mieux que de le déployer.

Un point de lexique, avant de continuer ; compte tenu de l’évolution de la terminologie utilisée par Microsoft, les termes Apps et Compléments (Add-Ins) seront utilisés de manière interchangeable dans ce billet. En précisant néanmoins que le terme actuellement prescrit par la firme de Redmond est Complément (Add-In).

Tour d’horizon des nouveautés liées à SharePoint

Avant de commencer avec le déploiement de l’Add-In, on procédera à un tour d’horizon des nouveautés liées à SharePoint.

  • SharePoint 2016 est maintenant officiellement supporté.
    SharePoint 2016 fonctionnait avec les versions antérieures de K2, mais tout ceci relevait du monde étrange et effrayant du “Non supporté”. Vous pouvez maintenant, sans craintes aucunes, intégrer SharePoint 2016 à vos solutions K2.
  • SharePoint 2010 n’est plus officiellement supporté.
    Une version de SharePoint entre, une autre sort. Ceci dit, dans les cas de mises à jour de vos plateformes, K2 en 4.7 continuera de fonctionner avec votre SharePoint 2010.
  • Amélioration générale des performances.
    Toutes les nouvelles versions de K2 apportent leurs lots d’optimisations et la 4.7 ne fait pas exception.
  • Démarrage conditionnel après un événement SharePoint.
    Vous pouvez maintenant ajouter des conditions à tous vos workflows lancés par un évènement SharePoint. Un billet dédié à cette fonctionnalité est disponible ici.
  • Amélioration de la génération de formulaires dans SharePoint.
    La gestion des règles dans les formulaires automatiquement générés a été revue.
  • Découplage des noms systèmes et affichés pour les activités et événements.
    Un amélioration principalement back-end, elle permet de faciliter la portabilité des solutions K2 d’une plateforme SharePoint à une autre.
  • Ajout d’une icône Worklist.
    Une icône Worklist est maintenant présente sur le ruban SharePoint à la droite de l’icône Reports. Elle dirige l’utilisateur vers une page contenant la liste des tâches de l’utilisateur.
  • Enregistrement et activation de l’Add-In K2 for SharePoint.
    Ce billet est dédié à cette nouveauté, le sujet sera donc développé comme il se doit dans les parties suivantes.

Le principe du Register Once

Après avoir pris connaissance des quelques nouveautés et autres améliorations de K2 for SharePoint dans sa mouture 4.7, on peut désormais tourner notre regard sur cette grande différence qu’apporte l’enregistrement unique (Register Once). Les utilisateurs existants de K2 for SharePoint ne seront pas dépaysés, puisque mises à part les améliorations listées ci-dessus, seuls les administrateurs de la plateforme K2 auront à prendre en compte le changement de fonctionnement du déploiement de l’App.

Depuis la version 4.6.7 et l’introduction du support de SharePoint 2013, via le nouveau (à l’époque) modèle d’applications SharePoint, K2 utilisait une approche “par site” du déploiement de l’App K2 for SharePoint. Le complément (Add-In) K2 blackpearl for SharePoint était déployé sur le catalogue de compléments (Add-In Catalog) de la Web Application, et de là, l’App K2 for SharePoint était instanciée, puis enregistrée et enfin activée, d’abord sur la collection de sites racine, puis sur tous les autres sites sur lesquels on désirait utiliser K2. Ce processus pouvait s’avérer être long pour les utilisateurs avec des dizaines de sites SharePoint.

Dans la 4.7, ce modèle de fonctionnement a été revu pour simplifier les étapes d’enregistrement et d’activation du complément K2 for SharePoint. Ce complément utilise toujours le modèle dit Provider-Hosted, qui voit les fonctions de “backend” prises en charge par les serveurs blackpearl et smartforms, mais à la différence des versions précédentes, une seule instance de l’Add-In sera nécessaire par ferme. Pour plus de détails, déployons l’Add-In en version 4.7 ensemble.

… alors concrètement qu’est ce que ça donne ?

Pour ce billet, nous allons nous appuyer sur une infrastructure SharePoint 2013 On Premises. En précisant que la procédure est identique avec SharePoint 2016 On Premises. En revanche, pour ce qui est de SharePoint Online, de légères différences existent, avec notamment l’utilisation du complément K2 for SharePoint récupéré depuis le marché en ligne de compléments SharePoint de Microsoft. Précisons aussi que ce billet n’est pas un tutoriel ou un pas à pas de l’installation de K2 for SharePoint, de nombreuses étapes et autres prérequis ne seront pas traités ; seules les nouveautés de la procédure en 4.7 seront détaillées (si vous souhaitez une documentation complète de déploiement, vous pouvez consulter la documentation K2 en ligne).

Après avoir récupéré et copié le contenu du dossier d’installation de K2 smartforms sur un des Web Front End de SharePoint, on démarrera l’outil de déploiement K2 AppDeployment.exe en utilisant un compte Administrateur du serveur et de la ferme SharePoint. Nous ne nous intéresserons pas à cette étape, car elle est inchangée dans la version 4.7. A vrai dire, il serait difficile de faire plus simple (on appuie 4 fois sur next, on remplit l’URL d’accès au serveur K2 et on clique sur Finish ).

A noter : A la fin de l’installation de K2, ou après une mise à jour de la plateforme en utilisant l’outil Update Manager en 4.7, il vous sera proposé d’enchaîner directement sur AppDeployment.exe.

Une fois l’app installée dans les Apps For SharePoint, il faudra l’ajouter au contenu du site (et du coup lui faire confiance – à la question Do you trust K2 for SharePoint ?, répondez Trust it ). Jusqu’ici tout semble identique à précédemment, c’est tout à fait normal, puis que c’est la suite qui varie…

Maintenant que l’App K2 est disponible sur votre App Catalog, vous allez tout pouvoir configurer depuis ce site uniquement (et c’est la grande différence avec avant où il fallait se rendre sur chaque collection de sites et faire ces étapes sites par sites, ce qui induisait une tâche d’exploitation fastidieuse) :

Paramètres de l'app K2 for SharePoint
Paramètres de l’app K2 for SharePoint
  1. Tout d’abord, il va falloir l’enregistrer afin d’activer les tokens d’authentification (Point 1 sur la copie d’écran précédente) :

    Enregistrement de l'App K2 for SharePoint
    Enregistrement de l’App K2 for SharePoint
  2. Puis vous allez choisir les collections de sites sur lesquelles l’app doit être déployée (collection par collection et/ou en choisissant un chemin racine et/ou pour certains modèles de sites) :

    Choix des collections de site sur lesquelles déployer l'App K2 For SharePoint
    Choix des collections de site sur lesquelles déployer l’App K2 For SharePoint
  3. Et enfin vous allez activer l’app sur certaines collections de site ou sur toutes celles sur lesquelles l’app a été déployée.

    Activation de l'App K2 for SharePoint sur les collections de sites choisies
    Activation de l’App K2 for SharePoint sur les collections de sites choisies

Comme l’application K2 est configurée et gérée uniquement depuis votre App Catalog, afin de rendre l’application K2 disponible à vos utilisateurs, il faudra s’assurer que le catalogue de compléments est accessible au moins en lecture à ces mêmes utilisateurs. Pour ce faire, on se rendra sur la partie Autorisation de site sur la page Paramètres du site du Catalogue, et l’on accordera les droits de lecture (au moins) aux groupes concernés.

A très bientôt pour un article sur d’autres fonctionnalités de la 4.7.0.

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouvelles fonctionnalités de la 4.7.0. Les autres articles disponibles sur ce sujet sont :

4 thoughts to “Série v4.7 – K2 for SharePoint Register Once”

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