Quelques mots avant de nous lancer dans la démonstration…
Vous allez voir une simulation de gestion de partenariats à travers des écrans K2 et DocuSign. K2 pouvant se connecter au service de signature électronique.
Les vidéos (2 vidéos de 3 minutes, une côté concepteur, et une côté utilisateur final)
1 Front et Back Offices
La page d’accueil de l’application permet de consulter les historiques des demandes de nouveaux partenaires et contrats. En quelques mots, c’est la validation d’un contrat avec un partenaire qui nécessite un workflow de signature électronique. Une fois qu’un premier contrat est signé avec un partenaire, ce dernier profite d’un processus réduit pour ses prochains contrats.La page d’accueil permet d’accéder aux détails de chaque ligne ainsi qu’au suivi graphique de la demande liée.Les écrans sont présentés sous la forme de pup-up ou d’onglets supplémentairesUn 2e onglet présente la liste des tâches de l’utilisateur ainsi que l’accès vers le Back Office pour les utilisateurs autorisés.Le Back Office sert d’écran de configuration pour paramétrer l’application, présente les rapports ainsi qu’un affichage simplifié des données en provenance de DocuSign. L’onglet de configuration permet de mettre à jour toutes les données des règles métiers de l’application.Deux onglets de rapports présentent des informations de traçabilité.Les rapports K2 peuvent présenter des filtres afin d’être plus dynamiquesEnfin, l’écran DocuSign permet la gestion des données du processus de signature électronique
2 Le processus de validation
Le formulaire de nouvelle demande permet de saisir les informations nécessaires au lancement du workflow. 3 champs sont liés à la signature électronique : le signataire (son adresse email), le code (pour accéder au contrat à signer) et enfin un message pour accompagner le contrat.Le formulaire complétéLe formulaire du workflow présente deux onglets supplémentaires pour ajouter des commentaires et des documents à la demande.Un suivi graphique permet de vérifier l’avancement de la demande dans le processus.Des mails sont envoyés aux acteurs pour les notifier d’une tâche dans le workflow. Le mail est personnalisable avec du texte, des images, des liens, des données, des pièces jointes… Il est possible de répondre aux mails envoyés par K2.Le mécanisme d’escalade dans K2 permet par exemple d’envoyer des mails de rappel si un acteur ne répond pas à temps.Le formulaire de décision reprend les données du formulaire de demande, propose l’ajout de commentaire et de pièce jointe supplémentaire.Une fois la décision prise, le workflow avance à l’étape de signature électronique.
3 Le processus de signature électronique
Le processus de signature électronique commence par l’envoi d’un premier mail par DocuSign.Un lien dans le mail permet de présenter le document pour y ajouter sa signature.Il est possible de configurer sa signature et paraphe dans DocuSign.La signature apparaît alors dans le document.Après la première signature, la 2e partie prenante est informée de l’avancement des signaturesLorsque tous les acteurs ont signés le document, un mail avec le document final est envoyé à chacun d’entre eux.
4 Les vidéos
Le format des vidéos est un peu différent de ce qu’on propose dans les autres articles. Vous trouverez ici deux vidéos, parties utilisateur et concepteur, courtes (~3 minutes chacune), et sans parole, mais qui permettent de voir en action le contenu de cet article.
C’est tout pour cette fois, cheers !
Le fonctionnement des intégrations entre DocuSign et K2 a déjà fait l’objet de plusieurs billets. Pour rappel :
