Démonstration K2 : Harmon.ie

Pression… il faut sortir un article pour le lendemain du WE de pâques et tout le monde est au taquet (complètement dévoués à nos chers clients et partenaires ). C’est le moment d’aller fouiller dans mes articles en cours de préparation et non encore finalisés. Sur quoi je tombe ? Un article de fin 2015 (autant vous dire : la naissance de ce blog) qui traite d’intégrations entre Harmon.ie, SharePoint et Excel. Sincèrement, je pensais ce billet déjà publié, mais je me suis rendu compte qu’il manquait une petite vidéo pour illustrer tout cela !

Bon, je lance ma VM et là , toutes les licences ont expiré, les certificats ne sont plus valides, impossible donc de webcaster rapidement cette démonstration. Qu’à cela ne tienne, voici donc la description, impressions d’écran à l’appui de ces intégrations…. et si la vidéo est plébiscitée, je prendrai le temps de remettre ma plateforme en fonctionnement.

Le cas d’usage résumé est le suivant : un commercial reçoit un cahier des charges qu’il transmet par mail à ses équipes techniques pour chiffrage. Harmon.ie détecte l’attachement de document pour un échange interne et propose de sauvegarder les pièces attachées dans SharePoint et de les remplacer par un lien. Ce fonctionnement déclenche alors un processus interne de gestion du chiffrage qui fait intervenir différents utilisateurs et aboutit à la génération d’un fichier Excel contenant les différentes exigences chiffrées du projet.

En image :

  1. Le lancement de la demande
  2. Le chiffrage
  3. La publication
  4. Administration Suivi et Rapports
HarmonieProcess
Voici la modélisation du processus dans l’outil de conception K2 Studio.

1 : Le lancement de la demande

HarmonieStart
L’application Harmon.ie va permettre le dépôt d’un document dans SharePoint directement depuis Outlook. Ce sera le déclencheur du workflow.
HarmonieMailStart
Voici le mail qui sera utilisé par Harmon.ie pour extraire la pièce jointe et servir de démarrage à notre demande.
HarmonieStartRequis
Harmon.ie détecte que des champs sont obligatoires au niveau de la bibliothèque de documents SharePoint. Il faut les renseigner pour terminer l’envoi du document.
HarmonieStartSP
Une fois le document envoyé dans SharePoint, on peut le voir depuis le site prévu pour l’application. Le worklfow K2 est démarré et a déjà renseigné d’autres champs de SharePoint automatiquement (statut, étape, acteur).

2 : Le chiffrage

HarmonieValidationForm
La demande a démarré avec succès, le chiffrage doit maintenant être réalisé. Cette étape se manifeste par l’envoi d’un mail et l’attribution d’une tâche K2. La tâche est accessible depuis les interfaces de liste des tâches en Smartforms ou sous la forme de web part SharePoint. Depuis la liste des tâches, nous pouvons accéder au formulaire de validation associé. Le mail peut proposer un lien direct vers le formulaire, ainsi que des SmartActions : les réponses aux mails de notifications sont lues par K2 et permettent de gérér la demande à distance.
HarmonieNotificationMail
Voici le mail de notification d’une tâche K2. Il est entièrement personnalisable, peut présenter des images, des liens ainsi que des données métier.
HarmonieRelanceMail
En fonction de la priorité de la demande, un mail de relance est envoyé plus ou moins rapidement. C’est une des actions possibles du mécanisme d’escalade de K2.
HarmonieValidationRequis
Le formulaire présente les champs obligatoires encadrés de rouge. Impossible de les rater !
HarmonieExigence
L’étape de chiffrage consiste à renseigner une liste d’exigences fonctionnelles. Un écran en pop up permet la saisie ou la modification d’une exigence. Les données sont ensuite présentées sous la forme d’un tableau dans le formulaire.
HarmonieFooterWorkflow
La partie en bas du formulaire présente plusieurs onglets. Un de ces onglets permet d’afficher des données sur l’instance du workflow.
HarmonieFooterSP
Un autre onglet permet l’envoi de document dans SharePoint, dans des répertoires prévus par l’application et présentés sous la forme d’une arborescence.
HarmonieStart
Deux autres onglets proposent la gestion de commentaires. Les acteurs de la demande peuvent ajouter un commentaire et consulter l’historique des commentaires des autres.
HarmoniePDF
Enfin, un dernier onglet permet de consulter le document pdf à l’origine de la demande.
HarmoniePopUp
Un message accompagne chaque action utilisateur. Ici aussi tout est sur mesure.
HarmonieSuivi
Une fois le chiffrage réalisé, la demande avance dans le processus. Le suivi graphique de K2 permet de savoir où se trouve la demande et quel acteur doit répondre pour la faire avancer. C’est une image qui évolue en temps réel.

3 : La publication

HarmonieStart
L’étape de publication se présente elle aussi sous la forme d’une tâche K2 accompagnée d’un email. L’acteur doit valider le chiffrage de l’étape précédente. Le formulaire de publication présente les informations de l’étape précédente avec un onglet supplémentaire pour présenter le document excel généré.
HarmonieExcel
Un document excel a été généré par K2 et envoyé dans SharePoint. On peut le consulter dans le formulaire dans un onglet dédié.

 La fonction d’export vers Excel est un projet de la communauté K2.

Une fois l’étape de publication validée, le processus se termine. Les informations de la demande et les documents sont accessibles en lecture pour consultation.

4 : Administration Suivi et Rapports

HarmonieAdmin
Le site SharePoint présente 2 pages, l’une pour accéder aux listes de configuration et l’autre à un formulaire de rapports. On peut aussi arriver sur l’écran de suivi d’une estimation depuis l’application Harmon.ie. Les listes de configurations sont de simples listes SharePoint
HarmonieRapports
Les rapports sont présentés sous 3 onglets.
HarmonieLienK2
L’application Harmon.ie peut être configurée pour permettre l’ouverture directe d’un formulaire K2.
HarmonieFormSuivi
Ici, c’est le formulaire de suivi qui est proposé à l’utilisateur.
C’est tout pour cette fois, cheers !

benjamin

Technical Specialist @t K2 France ----- Twitter : @benjaminbertram ----- LinkedIn : Benjamin Bertram

One thought to “Démonstration K2 : Harmon.ie”

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