La worklist K2 dans la sidebar harmon.ie

Nous avions déjà parlé de la solution harmon.ie, c’est ici (lier K2 à harmon.ie) et là (Démonstration K2/harmon.ie). harmon.ie c’est l’outil additionnel indispensable lorsqu’on utilise SharePoint. Vous l’installez sur votre poste de travail et vous obtenez un Outlook augmenté (vous savez, Outlook, c’est le logiciel que vous démarrez le matin et que vous ne quittez plus de la journée), nativement connecté à vos espaces SharePoint, Onedrive… vous permettant de retrouver facilement tous vos documents, de les partager et de les sauvegarder en quelques clics… les pièces jointes deviennent un vrai bonheur à gérer.

Dans la dernière version de la sidebar harmon.ie, il est possible de rajouter un onglet vous permettant d’afficher votre liste de tâches K2. Nous allons donc voir dans l’article d’aujourd’hui comment mettre cela en place.

Les pré-requis à cette manipulation

Quelques pré-requis avant de vous lancer :

1. Disposer à minima de la version 6.4 d’harmon.ie (sortie le 21 août 2017) :
   1. La Release Note.
   2. L’article de blog.
   3. Vous remarquerez qu’on ne parle pas de cette nouvelle intégration, mais sur enk2besoin, on avait envie de le partager avec vous.
2. Disposer d’un smartform K2 permettant d’afficher votre liste des tâches au format compact.
3. Disposer des droits de modification de vos clés de registre.

Le pas à pas

Passons maintenant à l’activation de l’intégration. L’objectif est d’obtenir ça :

1. Créer une variable d’environnement que vous nommez comme vous le souhaitez (Worklist Form URL dans mon cas) et dont la valeur correspond à l’URL de votre formulaire contenant votre liste de tâches au format compact (cf point 2 des pré-requis).

   

2. Ensuite, il faut exposer cette nouvelle variable dans l’autodiscover de K2. De façon à ce que tout service requêtant l’autodiscover puisse en prendre connaissance. Ahhhh… je vois que vous ne connaissiez pas cette fonctionnalité, c’est hyper simple à faire, mais cela nécessite d’avoir accès à la base de données K2. Tout est expliqué dans la documentation, dans le paragraphe “How to select the information being returned” de la page Autodiscover service du site help.k2.com. Il suffit de mettre 1 dans la colonne value de la table Environment.Field pour la ligne correspondant à votre variable d’environnement nouvellement créée.

   

3. Il n’y a plus qu’à dire à harmon.ie d’utiliser ces informations. Si vous connaissez harmon.ie, vous savez que tout se configure du côté de la Registry. Donc voici les clés à ajouter pour activer l’intégration une fois pour toute (vous pouvez télécharger le fichier .reg en fin d’article) :
   1. Pour cela ouvrir l’éditeur de clés de registre (regedit.exe). Toutes les clés de configuration harmon.ie sont disponibles à l’adresse : Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Mainsoft\Prefs.
   2. Ajoutez une nouvelle clé appelée K2Integration.
   3. Passez à true la valeur pour la propriété (default)
   4. Ajoutez une propriété de type chaîne appelée AutoDiscoverUrl avec l’adresse de votre autodiscover <votreserveurK2>/AutoDiscover/autodiscover afin que le composant harmon.ie sache qui requêter.
   5. Ajoutez une propriété de type chaîne appelée WorklistEntry avec le nom de votre variable d’environnement (créée au point 1) afin que le composant harmon.ie sache quoi requêter.

      

4. Redémarrez Outlook afin que cette nouvelle configuration soit prise en charge. Un nouvel onglet avec votre smartform K2 doit alors apparaître dans la sidebar harmon.ie.

PS : voici un fichier vous permettant de pousser les clés de registre directement dans votre base de registre (cela fait, pour vous, l’ensemble des points de l’étape 3). Dézippez et double cliquez sur le fichier K2_ActiverK2Worklist.reg. Vous pouvez modifier le contenu du fichier pour l’adapter à votre environnement avant l’importation avec un éditeur de texte tel que bloc-note ou après avec l’éditeur de registre.

Happy K2ing!