Les intégrations natives entre harmon.ie et K2

Il y a quelques semaines, nous avions évoqué la possibilité de configurer harmon.ie pour afficher sa liste des tâches K2. Depuis une nouvelle version d’harmon.ie est disponible (la version 6.5 – release note) et elle propose de nouvelles intégratons avec K2. Nous allons donc faire :

  • un petit tour de ces fonctionnalités,
    • comment démarrer un processus depuis harmon.ie,
    • comment exécuter une tâche,
  • décrire comment cela se configure,
  • puis nous finirons par une petite vidéo de démonstration d’un cas d’usage concret.

Les nouvelles fonctionnalités

Démarrer un workflow K2

Il est à présent possible de démarrer un processus K2 depuis harmon.ie pour un document stocké dans une bibliothèque SharePoint. Ceci est disponible depuis le menu contextuel du document dans harmon.ie (clic-droit sur le document). harmon.ie va présenter le menu si la bibliothèque dispose de workflow K2 pour SharePoint et qu’au moins un de ces workflows a été activé côté harmon.ie (nous verrons comment activer cela dans la partie Configuration ci-dessous). harmon.ie présente alors la liste des processus qui peuvent être déclenchés (le nom du processus est configurable) et la possibilité de personnaliser le Folio :

Menu contextuel harmon.ie pour démarrer un workflow K2
Menu contextuel harmon.ie pour démarrer un workflow K2

 

Exécuter une tâche

Une fois que votre instance est démarrée, vous allez pouvoir exécuter des tâches depuis harmon.ie. Comme nous l’avions vu la dernière fois, il est possible d’afficher sa liste des tâches K2 dans la sidebar harmon.ie, mais là, nous allons parler d’un niveau d’intégration différent.

En effet, lorsque vous recevez un e-mail de notification de tâche à faire, harmon.ie le détecte et vous affiche un panneau contextuel à la tâche, vous permettant d’accéder au suivi graphique, et aux actions liées à la tâche :

Accès au panneau contextuel de la tâche K2
Accès au panneau contextuel de la tâche K2

Dès lors que vous exécutez la tâche K2 depuis harmon.ie, une catégorie personnalisable sera ajoutée automatiquement à l’e-mail de notification, vous indiquant que la tâche a été réalisée :

Notification de tâche exécutée
Notification de tâche exécutée

 

 

Comment les configurer ?

La configuration des intégrations avec harmon.ie est bien évidemment décrite dans la documentation harmon.ie. Nous allons cependant la présenter ici. Comme pour toute configuration harmon.ie, tout se fait au niveau de la registry. Voici donc les différentes clés de registre à utiliser (elles s’ajoutent toutes à partir de [HKEY_CURRENT_USER\Software\Mainsoft\Prefs]), les valeurs apparaissant dans les copies d’écran sont positionnées à titre d’exemple, il faudra les adapter à votre environnement .

Partie Générale :

Configuration générale de K2 pour harmon.ie
Configuration générale de K2 pour harmon.ie

Pour la partie AutoDiscover et variables d’environnement, vous pouvez vous appuyer sur le billet précédent que nous avions un peu plus détaillé.

  • Default : [string value] True ou False, permet d’activer ou non les intégrations avec K2.
  • AutoDiscoverURL : [string value] URL du service K2 autodiscover, cela permet à harmon.ie d’aller chercher des clés de configuration K2 stockées dans les variables d’environnement K2.
  • CategoryMessage : [string value] Nom de la catégorie Outlook qui s’affiche lorsqu’une tâche K2 est traitée par la sidebar harmon.ie.
  • ServiceEmailFrom : [multi-string value] liste des adresses mails qu’harmon.ie doit considérer comme auteurs de mails de notification de tâches à faire.
  • SmartObjectServicesUrl : [string value] URL des webservices SOAP d’intégration avec K2.
  • WorklistEntry : [string value] Nom de la variable d’environnement K2 qui contient l’URL du formulaire de liste de tâches qui doit s’afficher dans la sidebar harmon.ie.
  • WorklistTheme : [string value] Nom du thème K2 pour le formulaire liste de tâches (cela permet de le forcer si vous souhaitez utiliser votre formuliare liste de tâches dans plusieurs contextes, et donc avec des chartes graphiques différentes.

Partie Workflow Globale :

Configuration de la partie liée aux workflows à activer
Configuration de la partie liée aux workflows à activer
  • ShowAll : [string value]
    • true : tous les workflows définis au niveau de la bibliothèque SharePoint apparaîtront,
    • false : seuls ceux configurés dans harmon.ie apparaîtront.

Partie Workflow Unitaire :

Configuration d'un workflow
Configuration d’un workflow

Ajouter une clé pour chacun des workflows à configurer, le nom de la clé n’a aucun impact sur le reste de la configuration. Puis ensuite pour chaque workflow :

  • DisplayName : [string value] Le nom du workflow à afficher dans le panneau harmon.ie.
  • Name : [string value] Le nom court K2 du workflow.

voici un fichier vous permettant de pousser l’ensemble des clés de registre directement dans votre base de registre. Dézippez et double cliquez sur le fichier K2_ActiverK2Worklist.reg. Vous pouvez modifier le contenu du fichier pour l’adapter à votre environnement avant l’importation avec un éditeur de texte tel que bloc-note ou après avec l’éditeur de registre.

Vidéo d’un cas d’usage

La vidéo ci-dessous montre les intégrations K2 dans harmon.ie autour d’un cas d’usage pour un processus de gestion des candidatures où les CV reçus par mails doivent être stockés dans SharePoint ainsi que les communications entre les différentes parties prenantes, le workflow est là pour orchestrer les échanges entre les différents intervenants :

Happy “harmon.ie & K2″ing !

jean

Directeur technique de K2 France depuis 2006 et passionné par les technologies, je travaille dans le monde du BPM et des applications métier depuis... que je travaille :). Vous pouvez également me suivre sur twitter, linkedin.

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