Le nouveau connecteur Microsoft Exchange

L’update 4 de K2 Cloud et la version 5.1 de K2 Five apportent un nouveau connecteur Exchange, plus complet et plus simple à configurer que le service broker des versions précédentes. Nous allons donc détailler sa configuration et ses fonctionnalités dans la suite de ce billet.

Introduction

Même si au travers du connecteur Exchange il est possible d’envoyer des e-mails … quand on parle du connecteur Exchange, on ne parle pas des capacités du produit à notifier les utilisateurs depuis les workflow (tâches à faire, tâches en retard, informations) ou des smartactions K2 (possibilités de répondre à un mail K2 pour faire terminer sa tâche) qui sont liées aux capacités intrinsèques du serveur.

On parle plutôt des possibilités de manipuler des objets Exchange (comme un RDV, une tâche, des ressources etc.) au sein d’une application K2 (dans un formulaire ou processus).

Pour utiliser cette intégration, il vous faut :

  • un serveur Exchange 2013 minimum (donc 2016 ou Online également),
  • l’URL d’accès à ses EWS (Exchange Web Services),
  • faire la configuration avec un utilisateur K2 qui a des droits d’administration K2 (niveau serveur) et qui a des droits d’administration sur votre Active Directory (si vous êtes on-prem) ou Global Administrator de votre Azure Active Directory (si vous êtes online).

Configuration

Pour l’exemple de configuration, je vais m’appuyer sur un serveur Exchange Online, mais cela ne change pas grand chose avec du on-prem. Tout se passe dans le menu Features de votre K2 Management Site :

Ajouter une nouvelle feature
Ajouter une nouvelle feature

Il suffit alors de cliquer sur la ligne Exchange puis sur New Instance pour accéder à la configuration du connecteur. Vous obtenez alors la page suivante avec le formulaire de configuration à renseigner :

Formulaire de configuration du connecteur Exchange
Formulaire de configuration du connecteur Exchange

Saississez alors l’URL de vos EWS dans l’entrée correspondante. La valeur https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx est valable pour tous les environnements Exchange Online, si vous êtes OnPrem il s’agira d’une valeur personnalisée.

Concernant l’authentification, le mode OAuth est réservé à l’intégration Exchange Online, les modes Integrated et Static à Exchange OnPrem. Ce dernier permettra de spécifier avec quel compte utilisateur les appels Exchange sont faits, dans le mode Integrated, ce sera au travers du compte qui fait la configuration.

Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton Add. Une nouvelle page s’ouvre, légèrement différente si vous êtes sur du Exchange OnPrem :

Enregistrement de la configuration
Enregistrement de la configuration

Dans le cas d’Exchange Online il doit y avoir un consentement entre K2 et Exchange, des fenêtres additionnelles s’ouvriront alors pour le faire :

Fenêtre de consentement Exchange pour K2
Fenêtre de consentement Exchange pour K2

Une fois les consentements faits, et les ressources OAuth créées, K2 déploie le service broker et génère les smartobjects qui vous permettront de manipuler les différents objets Exchange.

Usage

Vos concepteurs ont donc à présent accès à des smartobjects Exchange exposant entre autres les objets RDV, Ressources, Tâches, comme vous pouvez le constater sur la copie d’écran ci-dessous. Vous pouvez également retrouver la liste complète des méthodes et propriétés disponibles dans la documentation K2. Il est donc possible de mettre en place un smartform de saisie des informations d’une tâche, ou d’un RDV pour ensuite demander sa création.

Smartobjects Exchange générés
Smartobjects Exchange générés

Le connecteur fonctionne en impersonnation d’identité, donc lors de la 1ère exécution d’une action Exchange pour chaque utilisateur (via les smartobject et donc depuis un smartform), un token d’autorisation devra être validé. Cela demandera à ouvrir une page web supplémentaire additionnelle avant d’exécuter l’action. L’utilisateur concerné sera tranquille pour toutes les autres exécutions.

Demande d'autorisation utilisateur
Demande d’autorisation utilisateur

 

Pour terminer, un lien vers un pas-à-pas de la documentation K2 expliquant comment mettre en place un formulaire smartforms permettant de saisir un RDV : ici (en ).

Happy K2ing!

 

jean

Directeur technique de K2 France depuis 2006 et passionné par les technologies, je travaille dans le monde du BPM et des applications métier depuis... que je travaille :). Vous pouvez également me suivre sur twitter, linkedin.

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