Le GDPR chez K2

C’est de saison… la date d’application du GDPR (ou RGPD en français) était vendredi dernier (le 25 mai), donc vous avez reçu tout plein de mails des sites sur lesquels vous avez laissé plus ou moins de coordonnées afin qu’ils vous expliquent de quelle manière ils se sont mis en conformité avec la loi.

Et bien K2 ne déroge pas à la règle . Si dans cet amas de mails, vous avez fait trop de ménage, voici le mail que chacune des personnes enregistrées sur le portail clients et partenaires de K2 a reçu.

GDPR - Customer Bulletin
GDPR – Customer Bulletin

Lire la suite

K2 et le GDPR

Qui dit début d’année dit bonnes résolutions et l’une d’elles consiste à finaliser tous les billets entamés qui n’ont pas été publiés en 2017 . Nous allons commencer par le sujet du GDPR, ou RGPD en français (le Règlement Général sur la Protection des Données). Vous en avez forcément entendu parler, car il concerne toutes les entreprises Européennes (mais aussi les associations et collectivités locales), peu importe leur taille ou secteur d’activité. Le règlement a été adopté en 2016 et il est applicable à partir du 25 mai 2018…. autant dire demain.

Est-ce que la plateforme K2 est compatible GDPR ou est-ce qu’elle peut aider à la mise en conformité? Nous allons donc répondre à ces questions dans la suite de ce billet.

Image trouvée sur le net… mais je n’ai pas trouvé les crédits 🙁

Lire la suite

K2 Cloud – Etapes de création du tenant

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

J’espère que vous avez tous passé de bonnes fêtes de fin d’année et que vous êtes prêts pour cette année 2018. Du côté d’EnK2Besoin, nous allons tenter de tenir le rythme d’un article tous les mardis .

Nous allons commencer l’année avec un billet sur les nouveautés K2 Five / K2 Cloud, plus précisément sur les étapes de création d’un tenant K2 Cloud.

Vous avez donc sauté le pas et vous avez décidé d’utiliser une version de K2 dans les nuages… comment cela va-t-il se passer concrètement ?

1. Enregistrement

Votre commercial préféré déclenche l’application interne d’OnBoarding d’un nouvel environnement Cloud (bien évidemment, il s’agit d’une application K2 ). Pour remplir le smartform spécifique, il aura besoin de quelques informations :

    • L’URL d’accès à votre environnement Cloud, qui sera de la forme https://<URLchoisie>.onk2.com
    • L’adresse mail de l’administrateur global de votre Azure Active Directory (AAD). L’AAD est le seul pré-requis à l’utilisation de K2 Cloud, si vous n’en avez pas encore, vous pouvez prendre connaissance de cet article pour suivre les étapes de création. NB : si vous utilisez O365, vous avez déjà un AAD.
    • Il faudra choisir le datacenter auquel le tenant K2 Cloud sera attaché. Pour le moment (9 janvier 2018), en Europe, K2 s’appuie sur les datacenters Azure UK South et West Europe.
    • Le type d’environnement (Production, Développement, UAT…).
  • [optionnel] L’URL du site SharePoint O365 à rattacher à ce tenant K2 Cloud. Pour rappel : K2 Cloud propose des intégrations avancées avec O365 mais peut également être utilisé de manière complètement indépendante snas faire ce rattachement.
  • Le contact principal : les coordonnées de la personne qui sera le référent de la plateforme K2 chez vous. Cette personne sera contacté lors de la planification de mises à jour par exemple. Cette personne doit être déclarée sur le portail clients et partenaires de K2.

Une fois le formulaire renseigné l’équipe de provisionning de tenants K2 prend le relais.

2. Notifications

Le contact principal reçoit alors un 1er mail indiquant qu’on travaille à la création du tenant :

K2 Cloud Provisionning - Mail 1
K2 Cloud Provisionning – Mail 1

Puis, dès lors que le tenant est disponible, il reçoit un 2nd mail contenant l’ensemble des informations nécessaires (et importantes, et à conserver) :

K2 Cloud Provisionning - Mail 2
K2 Cloud Provisionning – Mail 2

Le mail contient :

    • Le lien permettant de truster l’application K2.
    • L’identifiant de l’environnement (nécessaire pour la configuration d’intégrations).
  • Des liens expliquant comment rattacher son tenant K2 tout neuf à un tenant O365.

3. Et après

L’unique étape supplémentaire obligatoire est donc de truster l’application K2. Pour cela, il suffit de cliquer sur le lien Click here du 2nd mail. Vous aurez alors une page de connexion classique AAD sur laquelle il faudra vous connecter avec votre administrateur global AAD, puis vous aurez la liste des autorisations nécessaires à accepter :

Liste des autorisations nécessaires
Liste des autorisations nécessaires

Une fois que vous avez cliqué sur  Accepter , vous aurez le message de confirmation K2 :

Message de confirmation
Message de confirmation

NB : le message, fournit par MS, sur les autorisations n’est pas très clair et donne l’impression que certaines autorisations sont dupliquées, je préfère donc vous indiquer les autorisations telles qu’elles apparaissent dans la console d’administration d’Azure AD :

Vue des autorisations au niveau d'Azure AD
Vue des autorisations au niveau d’Azure AD

Pour plus de détails sur chacune de ces autorisations, nous avons un article/FAQ de KB assez complet disponible ici.

4. En option

Si vous souhaitez connecter votre environnement K2 Cloud à un environnement O365, il sera alors nécessaire de faire quelques manipulations complémentaires qui sont décrites ici ou visionnables  (les liens sont également disponibles dans le 2nd mail reçu). Notre équipe de consultants se tient à votre disposition pour vous aider à faire ce paramétrage si cela vous rassure, et sachez – si vous l’avez déjà fait – qu’il s’agit de la même chose que lorsqu’on ajoute les intégrations K2 4.7 (on en parlait ici) ou K2 Five sur un serveur SharePoint (online ou on-prem).

Les étapes de l’ajout de la configuration de l’App K2 Cloud pour O365 :

    1. Téléchargement de l’App K2.
    1. L’ajouter à l’App Catalog (qu’il aura fallu penser à créer si cela n’a jamais été fait… c’est l’histoire de 10 minutes sur 0365).
    1. La truster.
    1. L’enregistrer (c’est là où vous aurez besoin de votre identifiant d’environnement K2 Cloud).
    1. La déployer.
  1. L’activer.

NB : lors de l’activation – point 6 -, il y a besoin d’une fonctionnalité côté SharePoint permettant d’exécuter des scripts (cette fonctionnalité SharePoint peut ensuite être désactivée). Comme expliqué dans la partie workaround de l’article de base de connaissance suivant, cette fonctionnalité peut être activée par un administrateur de tenant depuis l’interface d’administration de SharePoint Online (attention cependant, il faudra compter 24h avant que cela soit effectif), ou via un script PowerShell (activation immédiate), ou l’assistant K2 propose l’automatisation de l’activation si vous saisissez l’URL de l’administration centrale de SharePoint ainsi que les identifiant et mot de passe de l’administrateur du tenant SharePoint comme on peut le constater sur la copie d’écran ci-dessous :

Activation
Activation

Et voilà, vous pouvez maintenant mettre en place des applications K2 depuis les nuages.

5. Mise à jour de votre environnement

Lorsque l’équipe K2 Cloud mettra à jour votre environnement, vous recevrez un courrier semblable à celui-ci. Une date de mise à jour vous est proposée (spécifiée en heure UTC, donc pensez à faire la conversion par rapport à votre fuseau horaire ), et vous pouvez demander à changer cette date si elle ne vous convient pas, en contactant rapidement votre contact commercial ou technique K2.

Courrier de planification d'une mise à jour K2 Cloud
Courrier de planification d’une mise à jour K2 Cloud

Puis, quelques minutes avant l’heure planifiée, vous recevrez le mail suivant, vous prévenant de ne pas faire de modifications de configuration pendant la mise à jour.

Mail de début de mise à jour
Mail de début de mise à jour

Et enfin, une fois la mise à jour faîte, vous recevrez un mail sensiblement identique à celui-ci. Vous indiquant que tout s’est bien passé et s’il y a des tâches post-mise à jour à réaliser de votre côté. Ici par exemple, il faut passer à nouveau le Registration Wizard K2 pour SharePoint (si l’intégration Sharepoint a été activée).

Mail de fin de mise à jour
Mail de fin de mise à jour

Happy K2ing!

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouvelles fonctionnalités de K2 Five/Cloud. Les autres articles disponibles sur ce sujet sont :

  • D’autres à venir…

K2 Five – Authorization Framework

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés des versions Five et Cloud, mises à disposition en octobre 2017.

Il y a un peu plus d’un an la console d’administration de K2 entamait sa mue. Aujourd’hui, si on remarque que le site s’est paré d’une couleur plus claire, les fonctionnalités que vous connaissiez sont toujours là. Cependant, quelques nouveautés font leur apparition et nous allons les aborder dans ce billet.

Un administrateur peut contrôler l’accès des objets K2 (catégorie, formulaire, vue et smartobject) et des entités (utilisateur, groupe et rôle) en configurant des permissions (Allow et Deny) sur des droits  (voir, exécuter, modifier et supprimer). Il est possible ainsi de restreindre l’usage des concepteurs et des utilisateurs de la plateforme. Par exemple, l’Authorization Framework permet de séparer deux groupes de concepteurs venant de deux services différents.

Les puristes feront la (bonne) remarque qu’il est possible de gérer des permissions sur les smartobject depuis plusieurs années. L’Authorization Framework mérite quand même son article sur notre blog.

Authorization Framework
Les permissions s’appliquent via deux dimensions : Utilisateurs ou Objets

Lire la suite

Utiliser les K2 Services depuis un smartobject

Savez-vous que la plateforme K2 expose des web services, appelés K2 Services ? Ces web services permettent à des applications tierces d’appeler le moteur de BPM afin de, entre autres, démarrer un processus ou faire avancer une tâche. Ce sont justement ces deux actions qui m’intéressent ici, car K2 ne propose pas de smartobject pour lancer un workflow ou répondre à une tâche ! Lire la suite

Les mystères de la catégorie “System” du K2 Designer

L’installation de K2 4.7 créé, entre autre, une catégorie destinée aux éléments du système. Ce répertoire du K2 Designer est masqué par défaut. Pour le faire apparaître, il faut cocher la case adéquate. Le contenu de la catégorie système regorge d’éléments utiles (marqués d’une ) et d’autres moins utiles pour un concepteur. Les objets sont présentés dans cet article. Bonne lecture ! Lire la suite

Les projets remarquables de la communauté K2

Le site communautaire de K2 est une grande source d’inspiration pour tout concepteur d’applications K2. Outre les parties blogs et forums d’entraide, il héberge un espace de partage de projets : le K2 community market. Le market regorge de 200+ projets, généralement avec leur code source et permettant d’étendre votre plateforme K2. On y trouve principalement des connecteurs, et des contrôles pour smartforms, mais également des utilitaires en tout genre et quelques packages d’applications K2 à utiliser ainsi.

Certains projets sont “incontournables” et je vous propose aujourd’hui de vous donner la liste des TOP 2 projets de quelques membres de la rédaction. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et si vous aussi vous utilisez des projets provenant du site communautaire qui n’apparaissent pas dans cette liste, n’hésitez pas à indiquer votre trouvaille dans les commentaires de ce billet. Lire la suite

Série v4.7 – Nouveau contrôle BarCode

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés de la version 4.7, mise à disposition le 22 septembre 2016.

Quelques nouveaux contrôles ont été ajoutés à la liste des contrôles smartforms existants à l’occasion de la sortie de la 4.7. Il s’agit de contrôles dédiés à une utilisation mobile au travers de l’application K2 mobile permettant pour le 1er de scanner des codes barres et pour le 2nd de faire des annotations sur une image. Ces contrôles ont été rendus disponibles dans un 1er temps sur notre application pour iOS et seront disponibles sous peu sur les autres applications mobiles.

Donc voyons, au travers de ce billet, comment Lire la suite

Série v4.7 – Nouveau contrôle ImageAnnotation

Ce billet fait partie d’une série de billets sur les nouveautés de la version 4.7, mise à disposition le 22 septembre 2016.

Quelques nouveaux contrôles ont été ajoutés à la liste des contrôles smartforms existants à l’occasion de la sortie de la 4.7. Il s’agit de contrôles dédiés à une utilisation mobile au travers de l’application K2 mobile permettant pour le 1er de scanner des codes barres et pour le 2nd de faire des annotations sur une image. Ces contrôles ont été rendus disponibles dans un 1er temps sur notre application pour iOS et seront disponibles sous peu sur les autres applications mobiles.

Donc voyons, au travers de ce billet, comment Lire la suite